皆さんの多くがご存知でしょうが、2014年度(2013年10月1日~2014年9月30日)の新規H-1Bビザ申請は受付開始日の2013年4月1日から5日間で申請数が新規H-1B年間発給上限数に到達したことから正式に申請書類を受け付けるランダム抽選が実施されました(実際、移民局は、この5日間を初日受付期間と設定し、この期間に申請された書類はすべて抽選の対象となりました)。次回は2014年4月1日から申請受け付けが開始される2015年度(2014年10月1日~2015年9月30日)で、今年も早々の受け付け締め切りが予想されています。そこで皆さんの中には今年の申請に対して申請準備をどのように、どのようなタイミングで、またどのような点に注意すべきか、頭を悩ませている方もいるかもしれません。そこで今回はこの申請までのプロセスに焦点をおいて、具体例とともに紹介していきたいと思います。

中でも特に理解に混乱を招くのが、LCAと呼ばれる労働局を通しての申請プロセスで、移民局へH-1B申請を行う前に特定の申請に対して個々に労働局より雇用条件(ポジション、給与額、就労可能期間等)について認証を得なければなりません。このように、LCAは4月1日に向けての移民局申請前に準備を進めなくてはならず、その認証を得るまでにどれほどの時間がかかるか、どのような点に注意すべきかについても十分把握しておく必要があります。

まずは確認まで、2015年度の新規H-1B申請に関し、仮に早々に移民局認可が下りたとしても、就労開始は早くて2014年10月1日からです。また、新規H-1B申請においてリクエストできる最大の就労期間は3年で、多くの方が今年の新規H-1B申請でも最大の3年のH-1B就労期間を基にした申請ができると信じているかもしれません。しかし早々に年間発給上限枠数に到達が予想される2015年度の新規H-1B申請を2014年4月1日の受け付け開始初日に合わせて準備を行うとすれば、その3年という期間の申請は現実的ではありません。なぜならば、このH-1Bの認可期間はLCAでリクエストできる最も長いリクエスト期間の期限日に合わす必要があるためです。詳しく解説します。

まずこのLCAですが、雇用条件等必要な情報をフォームに記入し、労働局へオンライン提出します。その就労可能期間のリクエストを2014年10月1日~2017年10月1日までと設定できれば、問題なく最大期間の3年で認証を得ることができます。しかしこのLCAにリクエストする就労可能期間に対する開始日の設定はその日から遡って180日以内にならなければ設定することはできません。またその就労可能期間も最大で3年間のリクエストとなっています。また提出されたLCAの労働局による認証審査期間は少なくとも7日で、とりわけ多くの申請が殺到する2,3月のこの時期は更に追加で数日の認証審査期間がかかる事が予想されます。では、どのようなタイミングでLCAを提出すべきなのでしょうか。具体例を紹介します。

Mr. John Smithが会社Xを通して2015年度の新規H-1B申請を行うとします。2014年4月1日に移民局に申請書が確実に届くように準備を進めることとし、また翌日サービスを使って3月31日に申請書を発送する計画でいます。ただ先述の通り、この日付から逆算すると少なくともLCAの審査に7日はかかることから仮にぎりぎりに見てLCAを労働局へ3月24日に提出することになります。またLCAの就労可能開始日の設定に対してLCA提出日はそこから遡って180日以内でなければならず、最大をとってもLCA上の就労可能開始設定日は2014年9月20日で、そこからLCA上、最大3年の就労期間をリクエストできることから、就労可能期限日は2017年9月20日となります。2014年度のH-1Bは既に残数がなく、2015年度のH-1Bによる就労は早くて2014年10月1日から開始されることから、最終的に移民局へ申請できる新規H-1Bの就労リクエスト最大期間は2014年10月1日~2017年9月20日となるわけです。なお、LCAの就労可能期間の設定について、これはあくまでも就労可能期間のリクエストであり、仮に9月20日を開始日と設定しても2015年度のH-1B申請であることから2014年10月1日より前の就労開始は認められません。また、移民局申請上の就労リクエスト期間はLCAの就労可能期間以内の期間に限定されることから就労期限は2017年9月20日となるわけです。ただこの例は計画がぎりぎりであることから仮にLCA認証期間が7日より1日でも長くなってしまえば、4月1日の申請に間に合わないリスクを伴っていることを意味します。

一方、Ms. Jane Smithという別の人が会社Yを通して新規H-1Bの申請をするとします。この会社Yは会社Xと異なりギリギリの申請を避けるために期間に十分余裕をもって2014年2月3日にLCAを提出しました。このLCAは無事に7日後の2014年2月10日に認証されたことから4月1日の申請に向けて20日もの余裕ができたことで、一見、十分早めにLCAを提出することが理想的と思われるかもしれません。しかしLCAの180日制限という点から考えると、この例では2014年8月2日がLCA上の就労可能開始日となることから、移民局申請上の就労リクエスト期間は最大で2014年10月1日~2017年8月2日となり、最大3年を移民局へリクエストできるのに対して、期限日をLCAに合わせて前倒しせざるを得ないことから、John Smith氏の例に比べて49日も早くH-1Bの期限を迎えてしまします。

このことからこの二つの例に対して落としどころをどこにするか、つまりいつLCAを申請するかが重要な判断となるわけです。つまり、ギリギリすぎても余裕を持ちすぎてもメリット、デメリットがそれぞれにあります。ではLCA提出のベストなタイミングはいつでしょうか?

上記のことからまず言えることは、どちらの例でも現在の労働局によるLCA認証期間、更には180日制限という状況から、4月1日の申請を前提とすれば3年フルで移民局へ申請することはできないということになります。そのことからまず弊社では、ぎりぎりでのLCA提出は避けるようお勧めいたします。それと同時にLCA提出前からその他申請書類の作業も開始できるようにし、LCAそのものは、2月下旬から3月上旬にかけて提出することが理想的ではないかと考えています。もちろん最終的な判断はお客様に委ねることになりますが、LCA認証後もお客様からLCAに署名をもらったり、それを申請書に加えたりと作業時間も要することとなり、多少の準備期間が必要となることからそのようなLCA提出時期を設けました。結果的に最大3年より1か月前後は期間をロスすることになりますが、ぎりぎりでの申請に起こりうるリスクを考えれば、皆様には理解をいただきたい期間になろうかと思います。

最後に、新規H-1B申請を考えている皆様が具体的に何に注意すべきかまとめてみました。

1.H-1B申請に必要な情報はできるだけ早く用意すること。H-1B申請に必要な情報、資料の収集に際し、ビザスポンサーとなる会社からの情報・資料取得に時間を要するお客様が多くいらっしゃいます。例えば給与額の決定、ポジションや職務内容の決定など、ビザ取得者自身の判断だけでは確定しません。会社の財務情報など極秘資料の提出を躊躇する会社も見られます。それら時間も考慮に入れ、できる限り早い段階からの情報資料収集を念頭に入れることです。

2.LCAに必要な情報を優先的に決定すること。特にこれまでLCAを提出したことがない会社の場合、通常のLCA審査期間に加えて、労働局への会社認証ステップを踏む必要があります。これは労働局が会社のタックス番号と会社名を照合させるなどして会社の存在を認証することを主な目的としており、LCA提出前に会社として一度は行っておかなければならないステップです。通常、会社認証まで数日の労働局による審査期間の想定が必要です。つまり、会社として初めてのH-1B申請の場合(正確には数年前に始まった労働局の新LCAシステム開始以来初めて)は、7日間のLCA認証期間に先駆けて、少なくとも数日間の会社認証のプロセスにかかる時間を考慮する必要があるというわけです。

更に、LCA提出後の7日間の認証審査期間中はその他の書類作成に時間を充てることも可能となることから、まずはLCAに必要な情報(給与額、ポジションなど)を確定させることもまた重要です。

3.LCA提出前の弁護士など専門家との連絡は細目にとること。例えば、H-1B申請には会社が支払うべき最低賃金の設定があります。例えば、お客様がある特定の給与額でポジションをオファーすると決定してもH-1B申請上、最低賃金額を満たさないというような問題がよくあります。このような状況ではLCAそのものも提出に至りません。このように会社が希望とする雇用条件が必ずしもH-1B申請条件に合わないことも多く、弁護士事務所と密に確認を取りながら雇用条件を決定しなければなりません。弁護士事務所からポジションや給与額を決定することはないことから、弁護士事務所のアドバイスを受けて会社側がどれほど柔軟にそれら決定に対応できるかも重要となるため、その確認作業に相当のやりとりと時間がかかることは想定した方が良いでしょう。

最後に、決してパニックにならないことです。先述のように弊社としての理想的なLCA提出のタイミングを紹介しましたが、必ずしも理想通りに進まないこともあるでしょう。まずは、弁護士など専門家に早急に連絡を取れば、状況を精査の上、新規H-1B申請に間に合うよう会社側との連絡も含め、適切な対応を取ることでしょう。